Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB)

Jet Boer, teamcoördinator en projectleider bij SBB: “Wij zien het als onze taak om leerbedrijven en scholen maximaal te ondersteunen bij het verbeteren van de kwaliteit van het praktijkleren. Omdat wij zelf trainingen geven aan praktijkopleiders waarin het 70:20:10 gedachtengoed centraal staat, was de optelsom voor het ontwikkelen van een eigen werkplekleeroplossing snel gemaakt.”

Met het 70:20:10 model wordt het belang van informeel leren benadrukt. Kennis en informatie over het werk dienen voor medewerkers altijd binnen handbereik te zijn. Daarbij is het van belang dat deze kennis en informatie altijd relevant is voor de medewerker en zijn rol. Binnen SBB wordt er momenteel aan drie mooie initiatieven gewerkt: een project voor praktijkopleiders dat op een Learning Experience Platform komt en een project voor de SBB-adviseurs dat in Sharepoint wordt gebouwd. Én er is een project gestart voor de servicedeskmedewerkers.

De vraag van SSB

Toen SBB eind 2019 aan Xprtise vroeg om de mogelijkheden voor het ontwikkelen van een werkplekleeroplossing voor de praktijkopleiders van erkende leerbedrijven te onderzoeken, was de doelstelling helder. Jet: “Met hulp van Xprtise wilden we voor onze (meer dan 250.000) externe praktijkopleiders een zo effectief mogelijke Performance Supportoplossing neerzetten om het leren en de informatievoorziening écht naar de werkplek te brengen.” Rachel Brouwer, Consultant bij Xprtise: “Het ontwerpen en implementeren van een geschikte Performance Supportoplossing moest voor SBB effect hebben op vier hoofdzaken:

• Een hogere waardering van praktijkopleiders van de kwaliteit van de geboden ondersteuning;
• Het verhogen van het aantal productieve werkuren;
• Het verminderen van de opleidingskosten;
• Het aantal fouten, herstel en herbewerking in de uitvoering van het werk verminderen.”

Hoe meer informatie opgezocht kan worden, hoe meer ruimte er overblijft voor kritisch denkvermogen, creativiteit en innovatie. Wanneer een adviseur in een gesprek met een praktijkopleider of bpv-coördinator (beroepspraktijkvorming) minder tijd kwijt is aan het delen van informatie die op te zoeken is in de Performance Supportoplossing, blijft er meer tijd over om dieper op ingewikkelde vraagstukken in te gaan. Daarnaast geeft het (nieuwe) medewerkers, bpv-coördinatoren en praktijkopleiders ook een duidelijk overzicht van de taken die van hen verwacht worden. Verwachtingen die SBB aan hen stelt zijn direct duidelijk en op elk moment op te zoeken. Relevante en accurate informatie is dus altijd binnen handbereik!

Omdat het in kaart brengen van de mogelijkheden voor een werkplekleeroplossing voor deze externe doelgroep veel inzicht gaf, is een jaar later eenzelfde werkplekanalyse op basis van de 5 Moments of Need® methodologie uitgevoerd voor de (ruim 450) SBB-adviseurs zelf.

De leerbedrijven worden erkend en geadviseerd door deze SBB-adviseurs. Ook is er pasgeleden een project gestart voor de servicedeskmedewerkers. Alle drie de doelgroepen hebben te maken met veel kennis en informatie wat beschikbaar is op veel verschillende plekken.

Jet: “Een breed gehoorde ‘klacht’ was dat er veel zoekwerk nodig was om de juiste informatie te vinden. Vanuit beide kanten was er dus een grote behoefte om de beschikbare informatie in kaart te brengen en te faciliteren op een centrale plek. Zowel de praktijkopleiders en bpv-coördinatoren als onze eigen adviseurs zijn erg geholpen als zij snel en op elk moment de juiste informatie vinden die zij nodig hebben. Dit kan door werkplekleren in te zetten. We hebben Xprtise gevraagd ons hierbij te helpen. Niet zozeer vanuit een opleidingsgedachte dus, maar om onze medewerkers zo goed mogelijk van informatie te voorzien.”

“Door werkplekleren in te zetten kan er informatie geboden worden op precies dát moment dat het nodig is. Daarom hebben we Xprtise gevraagd ons te helpen.”

Werkplekleren binnen SBB

Jet: “Om dieper in de methodologie te duiken heb ik samen met twee collega’s deelgenomen aan de 5 Moments of Need® Designer opleiding. Mijn deelname aan het programma heeft mij veel inzichten gegeven hoe wij deze methodologie binnen SBB kunnen toepassen.”

Het project voor de praktijkopleiders liep van december 2019 tot en met februari 2020. Bij het maken van een werkplekanalyse is het een vereiste dat degene voor wie de uiteindelijke werkplekleeroplossing ontwikkeld wordt, zelf aanwezig is. In dit geval dus de praktijkopleiders die werkzaam zijn bij leerbedrijven. Zij weten immers het beste welke taken zij uitvoeren tijdens hun werk en hoe de praktijk van het begeleiden van studenten eruitziet.  Om een zo goed mogelijk beeld te vormen, heeft SBB praktijkopleiders van leerbedrijven uit verschillende sectoren gevraagd. 

Zo was er iemand betrokken van een zorginstelling, een fabriek die carrosseries van vrachtwagens bouwt én iemand van een marketing- en communicatiebedrijf. Rachel: “Het was mooi om te zien hoe betrokken deze praktijkopleiders zijn en hoe enthousiast zij waren gedurende het project.” SBB was eind 2019 niet gewend om de leerbedrijven op deze manier te betrekken bij het aanbod dat zij ontwikkelen. Jet: “Een eyeopener om dat in de toekomst meer te gaan doen.”
Rachel: “Het project met de adviseurs van SBB is volledig online uitgevoerd. Door de mooie discussies werd duidelijk dat de adviseurs het belang van hun werk inzien en de best mogelijke service aan de leerbedrijven willen bieden. Zij hebben dan ook een verantwoordelijke functie. De adviseurs bepalen immers of een leerbedrijf wel of niet erkend wordt (en of iemand dus studenten kan gaan opleiden). In eerste instantie vond ik het jammer dat we elkaar als projectgroep niet ‘live’ konden ontmoeten, maar al snel bleek dat online sessies nét zo effectief kunnen zijn. De betrokkenheid was groot!”

Het resultaat tot nu toe

Door de werkplekleeroplossingen die SBB aan het bouwen is, hebben zowel de externe praktijkopleiders als de interne adviseurs straks in no-time alle benodigde informatie paraat om hun werk goed uit te kunnen voeren. Jet: “We zijn nu bezig om het online platform in te richten en te vullen volgens de workflowanalyse. Hierbij kwamen we uit op zo’n tachtig verschillende bronnen van informatie. Hoe handig is het als je als adviseur straks kan zeggen: ‘Ik ben met deze taak bezig; wat heb ik precies nodig om mijn klant goed te adviseren?’ Werken gaat dan zo veel sneller.” Gelaagdheid in content is essentieel om just in time, just enough informatie aan te bieden. Door op iedere pagina dezelfde opbouw en structuur toe te passen en het navigeren intuïtief te maken, kan de gebruiker binnen no-time vinden waar hij behoefte aan heeft op dat moment.

Jet: “Het is een arbeidsintensief en tijdrovend traject om alles inzichtelijk te maken, consensus te krijgen en de portal te vullen met alle benodigde informatie. Iets wat wij van tevoren hebben onderschat. Maar als het eenmaal staat, is er een duurzame oplossing waar we op voort kunnen bouwen. Xprtise denkt goed mee tot in de kleinste details; hierdoor kunnen we werken aan een betrouwbare oplossing. Als je het doet dan moet je het goed doen!”

“Door de werkplekleeroplossingen die wij nu aan het bouwen zijn, hebben zowel de externe praktijkopleiders als onze interne adviseurs straks in no-time alle benodigde informatie paraat om hun werk goed uit te kunnen voeren.”

Rachel: “De SBB heeft heel veel materiaal ontwikkeld; iets wat in al onze analyses duidelijk werd. Echter heeft lang niet iedere adviseur of praktijkopleider het complete overzicht over alle aanwezige informatie óf waar zij dit kunnen vinden. Een werkplekleeroplossing die als ingang naar deze informatie fungeert, gaat medewerkers helpen in de uitvoering van hun werk.” Er zijn ook adviseurs die zelf hulpmiddelen maken om hun werk te vergemakkelijken. Dit soort mooie initiatieven zouden meer collega’s kunnen helpen wanneer deze in de werkplekleeroplossing terug te vinden zijn. Bovendien kan SBB er dan ook voor zorgen dat dit soort hulpmiddelen voldoen aan de maatstaven van de organisatie én bevorderen zij daarmee de uniformiteit in werkwijze.

De volgende stap

Jet: “We zijn nog bezig met het inrichten van de oplossingen. Een hele berg aan informatie die we op een goede manier moeten klusteren en aanbieden. Als ik binnen onze organisatie vertel waar we mee bezig zijn, worden andere afdelingen ook enthousiast. Zo is onze servicedesk nu ook aan het onderzoeken hoe zij hun portal op het intranet anders kunnen vormgeven, zodat vragen en informatie gemakkelijker gevonden kan worden.”

SBB wil de komende tijd meer gebruik maken van de knowhow van Xprtise om meer analyses te doen. Jet: “Nu zijn de basistaken van onze adviseurs in kaart gebracht. We willen ook verder met meerdere klantgroepen; onderwijsinstellingen bijvoorbeeld. Wat zijn hun taken en waar heeft dat raakvlakken met ons werk? Ik besef mij maar al te goed dat wij geen standaard klant zijn voor Xprtise. Ons werk is anders dan het beschrijven van de workflow van een tegelzetter bijvoorbeeld. De flexibiliteit van Xprtise spreekt mij dan ook erg aan.”

Ook aan de slag met de 5 Moments of Need® methodologie?

Ben jij een L&D professional en wil jij, net als Jet Boer van SBB, innoveren op het gebied van leren en aan de slag met de 5 Moments of Need® methodologie? Wil je de overstap maken van klassikaal leren naar een aanpak waarbij leren wordt gekoppeld aan de performance van medewerkers, zodat zij leren op precies dat moment dat dit nodig is? Dan is dít je kans! Op dinsdag 23 november 2021 start de 5 Moments of Need® Academy Europe weer met een nieuw 5 Moments of Need® certificeringsprogramma. Meer informatie over het opleidingsprogramma vind je hier.

Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie?

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van werkplekleren en de 5 Moments of Need® voor jouw organisatie? En wil je meer informatie ontvangen? Neem contact op met Alfred Remmits via info@xprtise.com of 06-53312590.