Dijklander Ziekenhuis biedt ondersteuning op de werkplek bij COVID-19 werkzaamheden

De COVID-19 oplossing van Erasmus MC welke in maart 2020 werd gelanceerd, was een goed voorbeeld voor het Dijklander Ziekenhuis. Petra Osborne, Senior HRD adviseur bij het Dijklander Ziekenhuis en medeverantwoordelijk voor AskDijklander: “Toen wij in juni het verzoek kregen ons voor te bereiden op een tweede golf van het coronavirus, ben ik gaan onderzoeken hoe collega-ziekenhuizen omgaan met de groeiende zorgvraag en de hoeveelheid (nieuwe) informatie waar zorgprofessionals dagelijks mee te maken krijgen. Ik kwam terecht bij de oplossing van het ErasmusMC waar ik een account kon aanmaken en de werkplekleeroplossing kon bekijken. Al snel wist ik: dit hebben wij ook nodig!”

Diversiteit aan disciplines

Bij de eerste uitbraak van het coronavirus in maart 2020, kregen Petra en haar collega’s Ilona van Gerven, Chantal Himmelreich en Gea van der Helm de vraag: “hoe zorg je ervoor dat mensen zo snel mogelijk inzetbaar worden?” Met een team van vier inhoudelijke experts en afdelingshoofden zijn toen online handboeken geschreven die mensen van buiten het ziekenhuis en medewerkers van andere afdelingen wegwijs maakten op de Spoedeisende hulp, de Intensive Care en de Cohortafdelingen. Datzelfde team is eind juli gestart met het opzetten en vullen van de eigen AskDijklander werkplekleeroplossing.

Omdat de oplossing van het Erasmus MC als uitgangspunt is genomen, is allereerst bepaald welke informatie ook voor het Dijklander Ziekenhuis van toepassing is. Overbodige informatie is verwijderd en nieuwe informatie is toegevoegd. Petra: “Voor het opzetten van onze oplossing, was een diversiteit aan medewerkers noodzakelijk. Er is kennis van de organisatie nodig; ‘bij wie moet ik waar voor zijn’, kennis over de inhoud van de werkzaamheden en de vaardigheden én kennis van digitaal leren. Want hoe vul je zo’n portaal en waar moet je rekening mee houden? Xprtise begeleidt dit heel prettig. Daarbij zorgt een mix van verschillende (interne) disciplines -mensen van de werkvloer, de verpleegkundigen, de inhoudelijk deskundigen- ervoor dat de oplossing zo zorgvuldig mogelijk en inhoudelijk compleet wordt neergezet.”

Meest actuele informatie altijd beschikbaar

Petra: “Het was bikkelhard werken; we hebben lange dagen gemaakt om de werkplekleeroplossing op tijd klaar te hebben.” In eerste instantie waren er vijf weken gepland voor het uitrollen van AskDijklander. Omdat er een beroep gedaan wordt op medewerkers die dagelijks in de zorg bezig zijn, is de planning iets uitgelopen. Petra: “Onze zorgprofessionals die deels de content aan moeten leveren, kunnen niet ieder moment van de werkvloer gehaald worden om het portaal te vullen. Ik ben er dan ook trots op wat wij in enkele weken hebben neergezet!” AskDijklander is voornamelijk gevuld met E-learning, protocollen en andere relevante schriftelijke informatie; er is voor een praktische insteek gekozen. Om ervoor te zorgen dat de meest actuele informatie altijd beschikbaar is, is er een link gemaakt met iProva. Een document beheerssysteem waar het Dijklander Ziekenhuis haar meest up-to-date protocollen en documenten heeft opgeslagen. Petra: “De zorg is aan zo veel wisselingen en veranderingen onderhevig; je wilt niet het risico lopen dat er verouderde documenten worden aangeboden. De link met iProva voorkomt dat.” Voor sommige onderdelen in AskDijklander zijn video’s opgenomen om de aangeboden informatie met beeld te ondersteunen.

“AskDijklander is een uitgebreide werkplekleeroplossing geworden die ons helpt met de groeiende zorgvraag en de hoeveelheid (nieuwe) informatie waar onze zorgprofessionals dagelijks mee te maken krijgen. Ik ben er trots op wat wij in zo’n korte tijd hebben neergezet!”

Alle hens aan dek!

Het Dijklander Ziekenhuis denkt en doet vanuit de Lean-filosofie: continu werken aan verbetering is onderdeel van het dagelijks werk. Daar past AskDijklander perfect bij. De werkplekleeroplossing is nu een kleine maand online en de reacties van gebruikers zijn lovend. Ook de Raad van Bestuur is erg enthousiast. Petra: “Onze medewerkers vinden de oplossing overzichtelijk, compleet en erg gebruiksvriendelijk. Daar doen we het voor! Alle hens aan dek om het coronavirus onder controle te krijgen en onze zorgprofessionals in deze hectische tijd iedere dag te blijven ondersteunen.” De eerste gebruikscijfers zijn erg goed. Ruim 2.500 unieke gebruikers hebben in deze eerste maand al gebruik gemaakt van de nieuwe werkplekleeroplossing. Wat zich uit in bijna 27.000 pageviews, 177 zoekopdrachten, ruim 300 gedownloade pdf’s en zo’n 900 links die zijn geopend.