Nicole van der Graaf - van Lokven is werkzaam op de Servicedesk en heeft de migratie van het systeem binnen het waterschap begeleid. ‘Toen het vorige softwarebedrijf stopte, waren we op zoek naar een andere oplossing om Breinwater voort te zetten. We hebben verschillende applicaties bekeken en uiteindelijk gekozen voor AskDelphi omdat dit het beste paste bij onze wensen.’
Kennismanagement tool
AskDelphi is een Digital Coach, ontwikkeld vanuit de 5 Moments of Need® gedachte. Het is een online leerplatform dat –in the moment of need– gebruikers op het juiste moment relevante content aanbiedt, gebaseerd op de rol, de locatie en de persoonlijke voorkeuren van de medewerker. Nicole: ‘Wij gebruiken de software voornamelijk als kennismanagement tool waar onze medewerkers op elk gewenst moment informatie kunnen vinden om hun taken zo goed mogelijk uit te voeren. In Breinwater is veel content en informatie voor onze medewerkers te vinden. Denk aan handleidingen voor diverse applicaties die we gebruiken, tot aan ‘waar vind ik de AED?’ en ‘hoe werkt de kopieermachine?’.’
Vooral voor nieuwe medewerkers is Breinwater dé perfecte tool. Nicole: ‘Breinwater helpt hen op een snelle en gemakkelijke manier wegwijs te worden binnen ons bedrijf. Alle informatie is beschikbaar; van het reserveren van een vergaderruimte tot de openingstijden van ons bedrijfsrestaurant. Ook voor onze buitendienstmedewerkers is het een belangrijke tool. Zij vinden er procedures en informatie die zij nodig hebben om hun werk op locatie goed uit te kunnen voeren.’
“Breinwater helpt onze nieuwe medewerkers op een snelle en gemakkelijke manier wegwijs te worden binnen ons bedrijf.”
Overzetten van informatie
AskDelphi biedt de mogelijkheid om bestaande performance supportprojecten, gemaakt in andere systemen, om te zetten naar AskDelphi. Dit alles met behoud van het bestaande content-design en de inhoud. Samen met Nicole is na de migratie invulling gegeven aan Breinwater, en is de oplossing uiteindelijk uitgerold naar de eindgebruikers. Nicole: ‘Dit gebeurde allemaal in de coronatijd, dus we hebben veel online via Teams moeten doen. Dat was een hele uitdaging, maar met de juiste begeleiding van Xprtise is dat goed en zorgvuldig gelukt. Samen met Xprtise heb ik voldoende tijd gekregen om wegwijs te worden in het systeem.’
Tijdswinst
Nu AskDelphi volledig is ingericht en goed draait binnen het waterschap, merkt Nicole dat het een gebruiksvriendelijk systeem om mee te werken is. ‘In vergelijking met ons vorige systeem werkt alles veel sneller. Voorheen was het bijvoorbeeld niet mogelijk om per artikel of per nieuw item te publiceren. Je deed een update van het gehele systeem, waardoor het lang duurde voordat nieuwe informatie ‘live’ op onze server stond. Ik verzamelde dan ook alle items en op vrijdagmiddag draaide ik de publicatie. Dit duurde úren! Ook was ik afhankelijk van onze systeembeheerders. Dat is met AskDelphi niet. Nu kan ik per topic of per project publiceren en kan ik dat dus ‘a-la-minute’ live zetten. Hierdoor hebben we heel veel tijdswinst weten te behalen.’ Binnen AskDelphi kun je ook per medewerker rechten toekennen. Nicole: ‘Ik heb een collega gemachtigd die mij helpt om teksten in Breinwater toe te voegen en aan te passen. Dit doet zij in de gebruikerskant. Zelf heb ik beheerdersrechten waarmee ik alles kan bewerken. Het toekennen van rechten per persoon en/of per onderdeel binnen het systeem, werkt erg fijn. Zo kan er in principe nooit iets misgaan. Ik ben mijn collega hierin wegwijs aan het maken, zodat wij in de toekomst samen de applicatie kunnen beheren.’
“We streven naar zelfredzame collega’s. Dat bereik je door het aanbieden van een goed, toegankelijk en overzichtelijk systeem. Dat is Breinwater zéker geworden!.”
Zelfredzaam
Nicole is erg tevreden over het nieuwe Breinwater. ‘We streven binnen het waterschap naar een zelfredzame ‘klant’, in dit geval onze collega. Dat kun je alleen maar bereiken door het aanbieden van een goed, toegankelijk en overzichtelijk systeem. Dat is Breinwater in de nieuwe situatie zéker geworden. We kunnen ervoor kiezen om bij een probleem de pc van een collega over te nemen. We kiezen ervoor eerst een link te sturen naar Breinwater, zodat onze collega’s eerst zelf zoeken naar een oplossing. Dan zijn ze in Breinwater geweest en weten ze de volgende keer wat ze moeten doen. Om onze buitendienstmedewerkers nóg beter van informatie te voorzien, moeten we Breinwater ook geschikt gaan maken voor mobiel. Dat staat in de planning.’
Bron foto's: Waterschap De Dommel
Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie?
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van de AskDelphi Performance Support software voor jouw organisatie? En wil je meer informatie ontvangen? Vul dan onderstaand contactformulier in, dan nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.
