Bij het uitrollen van de Ask Erasmus MC leeromgeving, is de 5 Moments of Need™ methodologie gebruikt. Dat was voor de betrokken medewerkers van het Erasmus MC even ‘omdenken’, omdat zij voorheen vooral gericht waren op het formele leren: de 10 en 20 uit het 70:20:10 model van Charles Jennings. ‘Learning on the job’ vond dan ook nog plaats op de achtergrond. De uitbraak van het coronavirus bracht daar dírect verandering in door het door de Erasmus MC Academie intuïtief lanceren van de werkplekleeroplossing ‘Ask Erasmus MC’.

Informatie gemakkelijk vindbaar

De 5 Moments of Need™ geeft een duidelijke structuur om het leren op de werkplek te ondersteunen. De werkplekleeroplossing is visueel aantrekkelijk en heeft een laagdrempelige opmaak. Door de inzet van Performance Support met AskDelphi hebben zorgprofessionals die gebruik maken van Ask Erasmus MC op de werkplek binnen 2 klikken of 10 seconden ondersteuning bij het uitvoeren van hun werk. Mari Tere Zaragoza: Het fijne van Ask Erasmus MC is dat de informatie die medewerkers nodig hebben bij elkaar staat en dus gemakkelijk vindbaar is. We kregen én krijgen nog steeds content uit het werkveld. Medewerkers missen bijvoorbeeld informatie over bepaalde materie waar ze tijdens het werk tegen aanlopen en geven ons tips of zelfs uitgewerkte klinische lessen, checklists, werkinstructies of andere materialen die zij zelf hebben ontwikkeld. De werkplekleeroplossing Ask Erasmus MC blijft hierdoor continu in ontwikkeling.

Blijven actualiseren en toetsen

Omdat er steeds meer duidelijkheid komt over het coronavirus en het ziekteverloop, is het tijd om de werkplekleeroplossing ook verder te actualiseren. Dit heeft tot gevolg dat bijvoorbeeld richtlijnen worden aangepast of dat er nieuwe onderwerpen in AskDelphi belicht moeten worden. Denk hierbij aan ethiek en palliatieve zorg. Madelon Panman: “We moeten een goed systeem gaan opzetten om met regelmaat met experts de inhoud te toetsen en met het werkveld te evalueren welke content zij nog meer nodig hebben en welke informatie geactualiseerd moet worden.” De uitdaging ligt in het ‘cureren’ van de inhoud wat betekent dat dit relevant en specifiek moet zijn voor de rollen en de taken van de zorgprofessional. Ook de hoeveelheid informatie moet precies genoeg zijn, zodat medewerkers niet overladen worden met irrelevante informatie. Én het moet accuraat en juist zijn. Mari Tere: “Met name de informatie over infectiepreventie was -en is- nog steeds veranderlijk, waardoor we de inhoud van bijvoorbeeld de instructiefilms steeds moesten aanpassen. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van het soort mondkapjes of het toepassen van de isolatieregels.” Hierover moet Erasmus MC snel kunnen schakelen met de inhoudsdeskundigen. “Tot nu toe werkt iedereen goed mee.”

Het is en blijft een uitdaging om alle informatie op een uniforme manier aan te bieden. Dit betekent dat alle rollen in AskDelphi op dezelfde manier moeten worden vormgegeven en uitgewerkt. Dit vergt de nodige discipline. Madelon: “We hebben een projectgroep opgericht die wekelijks de voortgang bespreekt, inhoud prioriteert en afstemt wat er wel en niet wordt opgenomen in het systeem. Voorheen publiceerden de medewerkers van Xprtise voor ons de inhoud in Ask Erasmus MC. Nu doen wij dat zelf. Hiervoor zijn twee beheerders opgeleid.

Positieve ervaringen

Het lanceren van Ask Erasmus MC en vooral ook het delen van de Erasmus MC content met zorgprofessionals in heel Nederland heeft veel positieve reacties en ervaringen opgeleverd. Het systeem is veelvuldig gebruikt zowel binnen als buiten het Erasmus MC. Madelon: “De oplossing heeft geresulteerd in openheid van andere ziekenhuizen en zorgprofessionals om ook hun kennis en informatie te delen, van elkaar te leren en desgewenst kennis uit te wisselen. Zo delen wij met een ander ziekenhuis -dat ook gebruik maakt van AskDelphi- onze COVID-19 inhoud en maken wij weer gebruik van de inhoud die zij voor niet-coronavirus gerelateerde onderwerpen hebben uitgewerkt. Denk aan onderwerpen als Medisch Rekenen en werkbegeleiding.” De 5 Moments of Need™ methodologie heeft dus vele inzichten en ervaringen opgeleverd die het Erasmus MC ook op niet-COVID-19 gerelateerde leervragen wil toepassen en hoopt dat de Performance Support-oplossing door steeds meer collega’s in het land als ‘good practice’ wordt gezien, zodat zij in de toekomst steeds meer samen kunnen werken. De aantallen gebruikers (zowel intern als extern) zijn sinds de lancering flink opgelopen:

A screenshot of a social media post  Description automatically generated
Aantal ‘interne’ bezoekers Ask Erasmus MC
A screenshot of a social media post  Description automatically generated
Aantal ‘externe’ bezoekers Ask Erasmus MC

Aanrader voor andere ziekenhuizen

Het leren op de werkplek en Performance Support sluiten mooi aan op alle inzichten over hoe Erasmus MC medewerkers leren, waar zij leren en wat zij leren. Dankzij de 5 Moments of Need™ methodologie wordt in samenwerking met het werkveld tot de kern inzichtelijk gemaakt wat essentieel is om te weten en te leren. Vervolgens wordt deze kennis op een snelle en visueel aantrekkelijke manier gepresenteerd. Madelon: “Dat biedt de zorgprofessional goede ondersteuning op de werkplek. Ook wordt duidelijk welke kennis via scholing en/of opleiding in een onderwijsomgeving aangeboden moet worden om op de werkplek goed te kunnen presteren.” Mari Tere: “De kracht in de methodiek zit dat we voor alle vijf de momenten van leren nu op een overzichtelijke manier content aanbieden, zodat onze medewerkers zelf -op het moment dat zij daar behoefte aan hebben- kunnen beschikken over de juiste content en ondersteuning. Ook geeft het binnen onze organisatie een bepaalde dynamiek van saamhorigheid; kennis wordt meer gedeeld en medewerkers voelen zich verantwoordelijk en meer betrokken bij de inhoud. Wij kunnen een oplossing als Ask Erasmus MC dan ook zéker aanraden aan andere ziekenhuizen.”

Toegang tot de werkplekleeroplossing

Bent u benieuwd naar de Ask Erasmus MC werkplekleeroplossing? Maak dan een gratis account aan via https://registreren-covid19.askdelphi.com. Heeft u vragen voor Xprtise? Stuur dan een e-mail naar covid19@xprtise.com of neem contact op met Alfred Remmits, CEO Xprtise door te bellen naar 06-533 125 90.