“Samen met de Amsterdammers ervoor zorgen dat het een aantrekkelijke hoofdstad is en blijft”. Een mooie uitdaging voor de medewerkers van de gemeente Amsterdam, waarbij het trainen van de medewerkers en hen helpen ontwikkelen in hun loopbaan een belangrijk speerpunt is. Binnen de gemeente Amsterdam wordt dit verzorgd door de Amsterdamse School. De Amsterdamse School is de gecentraliseerde opleidingsafdeling van de gemeente en ondersteunt medewerkers en leidinggevenden in het ontwikkelen van kennis en vaardigheden.

Xprtise werkplekleren gemeente Amsterdam Performance Support

Lienke Govaars, adviseur continue leren en verbeteren bij de Amsterdamse School: “We werken bij de Amsterdamse School volgens het 70:20:10 principe. Deze methode gaat ervan uit dat 10 procent van wat je leert gebeurt door middel van trainingen, 20 procent leer je van anderen (bijvoorbeeld door coaching ‘on the job’) en 70 procent leer je door gewoon het werk te doen – door ervaring dus. Lienke: “We kwamen er achter dat we met onze trainingen en coaching ons het meeste richtten op die 20 en 10 procent. En dus zochten we naar een manier om meer met die 70 procent – leren op én tijdens het werk – te doen.”

De vraag van de Amsterdamse School

Lienke: “Onze vraag was dus heel concreet: hoe kunnen we medewerkers meer en betere ondersteuning bieden tijdens het werk? Met informatie die voor hen op dát moment relevant is?”

Tijdens een lezing van Bob Mosher over de 5 Moments of Need™ methodologie kwam een collega van Lienke in contact met Xprtise. Lienke: “Het 5 Moments of Need™-model gaat uit van 5 momenten waarop medewerkers leren en daar informatie bij nodig hebben. Die informatie kan op verschillende manieren aangeboden worden. Wat ik tot nu toe zie is dat er vooral veel aanbieders zijn van methodes of middelen. Maar alleen een middel is niet dé oplossing. Het is voor ons veel boeiender om naar het geheel te kijken: hoe biedt je nu vanuit die 5 momenten een compleet leerpakket aan? En hoe ‘orkestreer’ je al die verschillende middelen (klassikaal leren, e-learning, toetsen, etc.) tot een mooi en effectief aanbod om te leren? Nog niemand heeft mij dat aangeboden, totdat we in contact kwamen met Xprtise.”

“Onze vraag was heel concreet: hoe we medewerkers meer én beter kunnen ondersteunen tijdens het werk. Waar veel aanbieders van leeroplossingen geneigd zijn meteen een middel hiervoor aan te bieden, kijkt Xprtise veel breder naar hoe je vanuit de 5 Moments of Need™ een compleet (werkplek)leerpakket kunt ontwikkelen.”

Aanpak om tot een nieuwe werkplekleeroplossing te komen

Om te onderzoeken hoe de Amsterdamse School de ’70’-component, het leren op de werkplek, beter kan faciliteren vanuit de 5 Moments of Need™ methodologie, zijn twee verschillende afdelingen uitgekozen voor een experiment: Bureau Subsidie en Bureau Handhaving. Lienke: “We hebben Bureau Subsidie en Bureau Handhaving uitgekozen omdat die twee afdelingen op een heel andere manier werken. Bureau Subsidie werkt op kantoor, veelal achter de computer, terwijl Bureau Handhaving de focus buiten heeft en op straat werkt. Je kunt je voorstellen dat medewerkers van beide afdelingen een totaal andere leerbehoefte hebben tijdens het werk.”

De aanpak van Xprtise bestond vervolgens uit verschillende stappen:

  • Organisatie van twee masterclasses om de beslissers op de afdelingen mee te nemen in het 5 Moments of Need™-principe en wat er binnen Bureau Subsidie en Bureau Handhaving mee gedaan kan worden.
  • Analyseworkshops met beide bureaus om de huidige processen in kaart te brengen, te kijken naar taken en rollen van medewerkers, te bepalen welke kritiek zijn en welke informatie en kennis daarvoor nodig is.
  • De ontwikkeling van een proof op concept waarin de benodigde informatie en kennis is ondergebracht in een eerste opzet van een Performance Support.
  • Organisatie van een Experience Lab, om de medewerkers van de Gemeente Amsterdam te informeren over de nieuwe leerstrategie én om te laten zien hoe vier andere bedrijven Performance Support hebben ingericht en hoe dat werkt.
  • Een demonstratie van de ontwikkelde Performance Support aan beide bureaus.
  • Een ‘go’ van zowel Bureau Subsidie als Bureau Handhaving om te starten met de ontwikkelde Performance Support als pilot.

Het resultaat tot nu toe

Lienke: “Het bieden van Performance Support is de aanvulling op de 70-component die we zochten binnen de Amsterdamse School en ik ben dan ook blij dat we na de zomer de twee pilots gaan draaien voor Bureau Subsidie en Bureau Handhaving.”

Waarom Bureau Subsidie?

Lienke: “We hebben voor Bureau Subsidie gekozen omdat het op deze afdeling het juiste moment is om te innoveren. Als we meer ondersteuning bieden op de werkplek, zal de foutmarge in het huidige subsidietraject dalen. We maken namelijk gebruik van één stedelijk subsidiesysteem, maar als je even niet meer weet hoe iets in dat systeem werkt (omdat je het bijvoorbeeld al een tijdje niet meer hebt gedaan), dan hebben we nu geen andere ondersteuning dan een dik handboek. Het is mooi als de Performance Support je er straks doorheen leidt op het moment dat jij dat nodig hebt.”

Waarom Bureau Handhaving?

Lienke: “Bij Bureau Handhaving moeten de medewerkers veel kennis paraat hebben, maar met zoveel (bijzondere) wet- en regelgeving is het logisch dat je niet alles even goed onthoudt. Performance Support, in de vorm van bijvoorbeeld een PDA, maakt leren op straat heel toegankelijk, omdat je snel iets kunt opzoeken. Handhavers kunnen hierdoor beter en sneller hun werk doen zonder dat ze steeds naar een klaslokaal moeten om opgeleid te worden.”

Xprtise werkplekleren gemeente Amsterdam Performance Support

De volgende stap

De pilots bij Bureau Subsidie en Bureau Handhaving starten na de zomer met een 0-meting. Daarna volgt weer een meting en wordt er gekeken naar hoe vaak het Performance Support systeem is geraadpleegd, of er minder fouten zijn gemaakt in het werk, of er minder vragen worden gesteld, et cetera. Lienke: “Op basis van de resultaten kunnen we een goede businesscase schrijven voor onze nieuwe werkplekleeroplossing. De volgende stap is dan dat we de businesscase met het MT van de Amsterdamse School bespreken om met elkaar te besluiten of we deze manier van werkplekleren binnen de Gemeente Amsterdam breed gaan uitrollen.”

Daarnaast zijn er negen medewerkers van de Amsterdamse School die de 5 Moments of Need™ Designer-opleiding gaan volgen. Tijdens deze opleiding leren de medewerkers hoe zij zelf werkplekleeroplossingen kunnen ontwerpen en ontwikkelen. Lienke: “We zijn dit hele traject met Xprtise aangegaan omdat we als Amsterdamse School zelf ook willen ontwikkelen en innoveren op leren. We willen bijblijven en meegaan in hoe we ‘leren’ het beste aan de man kunnen brengen. Het is mooi als we straks met een team van negen mensen ‘in-house’ een mooi leerpalet kunnen ontwikkelen waarin e-learning, klassikale trainingen, Performance Support en misschien andere tools of middelen samenkomen.” 

Cijfers

  • 2 afdelingen
  • 4 analysedagen
  • >15 experts uit het werkveld die mee ontwikkelen
  • 10 processen
  • 60 taken
  • >30 bestaande opleidingsmaterialen
  • >100 topics in het huidige performance support systeem Askdelphi
  • 2 Proof of Concepts
  • Veel enthousiaste reacties van collega’s ontvangen

Ook aan de slag met de 5 Moments of Need™ methodologie?

Ben jij een L&D professional en wil jij, net als Lienke van de Gemeente Amsterdam, innoveren op het gebied van leren en aan de slag met de 5 Moments of Need™ methodologie? Neem dan contact met ons op.

 

 

“De aanpak van Xprtise is voor mij een ontdekkingsreis, waarin we echt samen optrekken. De samenwerking is prettig en informeel en het voelt heel erg alsof we ‘partners in crime’ zijn, in plaats van dat zij adviseur en leverancier zijn.”

Meer informatie over deze case?

Of een van onze consultants spreken?

Neem contact met ons op