Als GGZ-instelling behandelt Arkin mensen met psychiatrische stoornissen en complexe psychische- en verslavingsproblematiek. Een heftig onderwerp voor zowel cliënten als medewerkers. Om voor iedereen een veilige (werk)omgeving te creëren én te garanderen, heeft Arkin voor haar medewerkers de DIM (de-escalerende interventie methodiek) training ontwikkeld. DIM richt zich op het de-escaleren van ongewenste situaties en het hanteren van en leren omgaan met verbale en fysieke agressie. Een onderwerp wat het hele jaar door ‘top of mind’ is, maar hoe zorg je ervoor dat de juiste kennis ook het hele jaar door paraat is? Daarvoor schakelde Arkin Xprtise in om samen op zoek te gaan naar de juiste opleidingsstrategie. Die werd gevonden in de ‘5 Moments of Need’ methodologie.
Paul Govers, opleidingsadviseur bij Arkin:“Op dit moment leren onze medewerkers in vier cursusdagen alle ins en outs van DIM. Na die dagen weten ze hoe ze moeten omgaan met agressie en hoe ze de communicatie en samenwerking met de cliënt kunnen herstellen. Door allerlei factoren is het mogelijk dat een medewerker op het ‘moment supreme’ – ondanks de intensieve training – even niet weet hoe hij of zij het beste kan handelen. Daarom willen we, ook na de vier trainingsdagen, onze medewerkers blijven voorzien van kennis en ze helpen met die punten waar ze op dát moment behoefte aan hebben. Dus toen ik Janine op het GGZ Ecademy seminar hoorde vertellen over de 5 Moments of Need® methodologie was ik meteen getriggerd.”
De vraag van Arkin
De afgelopen jaren is er al veel veranderd op het gebied van leren en ontwikkelen bij Arkin. Paul: “Toen ik hier zes jaar geleden begon als opleidingsadviseur werd 90 tot 95 procent van de trainingen klassikaal gegeven. Sindsdien hebben we verschillende trainingen teruggebracht naar de kern, hebben we trainingen ‘geblend’ met e-learning en hebben we kritisch gekeken naar wat in welke training past. De theorie bieden we nu aan via e-learning, zodat we in het klaslokaal alle aandacht kunnen geven aan het oefenen van praktijksituaties.”
Toch is die ommeslag nog niet genoeg. Paul: “Als trainingsafdeling wil je je medewerkers leerinterventies aanbieden die zo goed mogelijk – en het liefste het hele jaar door – beklijven. Tegelijkertijd wil je dat leren zo min mogelijk (werk)tijd kost en zo dicht mogelijk bij de werkplek kan. Daarom sprak het verhaal van Janine me zo aan. Bij de 5 Moments of Need® gaat het om ‘the moment of apply’: het moment dat je bepaalde kennis nodig hebt om het (direct) toe te kunnen passen. Dat moment kan nu bij ons zomaar een jaar ná het volgen van de vierdaagse cursus zijn. En is de juiste kennis dan wel altijd paraat? Daar worstelden we mee en daarom hebben we aan Xprtise gevraagd hoe onze huidige leermethodiek anders kan.”
Analyse om de gewenste werkplekleeroplossing in kaart te brengen
Om te onderzoeken of en hoe de 5 Moments of Need® leerstrategie toegepast kan worden op de DIM trainingen, startten Peter van Overbruggen en Janine van Zoest van Xprtise met een analysetraject. Dit traject bestond uit drie workshopdagen om – in samenwerking met het opleidingsteam van Arkin – de complete gewenste werkplekleeroplossing in kaart te brengen. Op het driedaags workshopprogramma stond onder andere op het programma:
- Een introductie tot DIM (door een opleidingsadviseur van Arkin);
- De Rapid Workflow Analysis (RWA);
- De Critical Skills Analysis (CSA);
- De Learning Asset Analysis (LAA);
- Het creëren van een blauwdruk voor de werkplekleeroplossing (LEaP).
Op een gestructureerde wijze werden de taken en rollen van de medewerkers onder de loep genomen om vervolgens op basis daarvan invulling te geven aan de opleidingsstrategie. Hoe hoger de prioriteit van de taak, hoe meer aandacht deze krijgt in de nieuwe leeroplossing. Paul: “Met elkaar hebben we in kaart gebracht hoe onze ideale leeroplossing eruit moet komen te zien. We hebben gekeken naar kritieke taken en minder kritieke taken op het gebied van DIM. Die hebben we gerankt en op basis van die scores hebben we gekeken naar wat klassikaal getraind moet worden, wat via e-learning kan en welke content nodig is. Daarbij hebben we de aansluiting bij de bestaande leermiddelen, technieken en systemen onderzocht. Het aanpassen van je leeroplossing kan namelijk vaak al met de bestaande leermiddelen, iets wat Xprtise ons heeft doen inzien.”
Het resultaat tot nu toe
Het resultaat van het analysetraject is een blauwdruk om de nieuwe leeroplossing – op basis van de 5 Moments of Need® methodologie – voor DIM te maken. Paul: “Met dit definitieve ontwerp zetten we weer een stap verder. Vroeger moesten (nieuwe) medewerkers een reader lezen over DIM, nu hebben we een 4-daagse training en ik verwacht dat de training straks nóg efficiënter en effectiever is. Waar we nu proberen om het hele verhaal van A-Z in vier dagen te proppen, hoeven we straks nog maar te focussen op een aantal kritieke taken. Bovendien is het idee dat de inhoud en theorie straks beschikbaar zal zijn via performance support, zodat we op die manier het leermoment verleggen naar veel meer momenten gedurende het jaar.”
Annemarie Schoemakers, Adviseur Training & Ontwikkeling bij Arkin en samen met Paul betrokken bij het project: “Het analysetraject is nog maar een begin. Nu is het zaak om door te pakken en te starten met de implementatie. Ook hiervoor gebruiken we graag weer de ondersteuning van Xprtise.”
De volgende stap
De volgende stap is de implementatie van het nieuwe ontwerp. Paul: “Ik ben heel enthousiast over de blauwdruk die Xprtise voor ons heeft gemaakt. Wat mij betreft gaan we binnenkort dan ook de volgende fase in en er écht werk van maken. En niet alleen op het gebied van DIM, ook voor andere onderwerpen en trainingen. Motiverende gespreksvoering bijvoorbeeld zou ook heel goed op deze manier aangepakt kunnen worden.”
“Ik ben erg blij met Xprtise. Ze hebben ons professioneel en strak ondersteund bij deze eerste (onderzoeks)fase. Je merkt dat ze al flink wat kilometers hebben gemaakt met dit onderwerp, waardoor iedereen die erbij betrokken is veel ervaring – en de naam zegt het al – expertise hierin heeft. Ze vertrouwen in hun eigen aanpak en daardoor durven ze ook streng te zijn. En dát heeft ons dan weer vertrouwen gegeven.”
Ook jouw huidige leermethodiek onder de loep nemen?
Ben jij een L&D professional en wil jij, net als Paul van Arkin, jouw huidige leermethodiek onder de loep nemen? Denk dan ook eens aan een analysetraject om te onderzoeken of de 5 Moments op Need® methodologie bij jouw organisatie past. In vier dagen zetten we een analysetraject op, met een gemiddelde doorlooptijd van zes weken, waarbij zowel experts van de werkvloer als van L&D aanschuiven. Het resultaat hiervan is een blauwdruk, waarmee je gemakkelijk nieuwe leeroplossingen kunt opstarten.
Cursus 5 Moments of Need® Designer Certificate voor ziekenhuizen en zorginstellingen
Daarnaast startte in september 2018 voor de tweede keer de cursus 5 Moments of Need® Designer Certificate. Deze opleiding leert je échte werkplek-leeroplossingen te ontwerpen en te ontwikkelen. In drie maanden tijd leer je alle ins en outs van de 5 Moments of Need® methode en werk je in een groep met 20 (internationale) L&D professionals toe naar het behalen van het 5 Moments of Need® Designer Certificate. Parallel aan het analysetraject bij Arkin volgde Paul ook deze opleiding: “Het voordeel is, dat je na het behalen van het certificaat, de kennis in huis hebt en niet voor alles afhankelijk bent van een externe adviseur. Natuurlijk blijven we samenwerken met Xprtise, dat willen we ook graag, maar het is ook goed als een deel van de nieuwe opleidingsstrategie intern uitgevoerd kan worden.”
“Ik vind het prachtig dat Xprtise het gedachtegoed van de 5 Moments of Need® naar Nederland heeft gehaald en ik hoop dat dit in de (nabije) toekomst doordringt bij veel andere bedrijven. Ik vind de methode echt van toegevoegde waarde voor opleidend Nederland! Er wordt nu op zoveel plekken nog traditioneel opgeleid, daar is nog een boel werk in te doen. Het zou mooi zijn als het nieuwe werkplekleren met behulp van de 5 Moments of Need® zich snel verspreidt hier.”